Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2010

[Christian]

Liebe Forumsmitglieder,

aktuell gibt es im Forum viele gute Vorschläge und Ideen und teilweise sogar fast komplett ausgearbeitete Konzepte für ein Jahrestreffen 2010. Vielen Dank an alle Mitglieder, die sich diesbzgl. einbringen und noch einbringen wollen!

Da ich quasi der Kopf des Forums bin, bin ich verantwortlich für ein 7-forum.com Jahrestreffen. Auch wenn an der Organisation stets mehrere Leute beteiligt sind und sein werden, bin ich am Ende der (alleinig) Verantwortliche. Und in dieser Verantwortung kann und darf ich nicht wichtige Entscheidungen ungeprüft Dritten überlassen. Ein "offizielles" 7-forum.com Jahrestreffen kann nur unter meiner Verantwortung stattfinden.

Nun mag man zurecht einwerfen, dass es auch bereits erfolgreiche Jahrestreffen gegeben hat, bei denen ich nicht verantwortlich beteiligt war. Das ist richtig. Aber wäre bei diesen Treffen irgendwas schief gelaufen, so wäre das in irgendeiner Form auch negativ auf das Forum und damit auf mich zurück gefallen.

Viele gute Vorschläge im Forum kommen von Mitgliedern, die ich teils überhaupt nicht oder nur flüchtig kenne. Niemand von Ihnen sollte erwarten, dass die Verantwortung für ein Jahrestreffen ungeprüft in deren Hände gelegt wird.

Deswegen habe ich mich nun mit dem letzten ORGA-Team zusammen gesetzt, um einen Weg zu finden, wie man gute Vorschläge und Ideen bzgl. des nächsten Jahrestreffens, sowie die Bereitschaft von Einzelnen, Organisationsarbeit zu übernehmen, am Besten bewerten und nutzen kann.

Das Ergebnis der Überlegungen ist eine Ausschreibung für das nächste 7-forum.com Jahrestreffen. Damit soll ein Rahmen vorgegeben werden, an den sich jeder Bewerber für das nächste Jahrestreffen halten muss. Wir erhoffen uns über die Ausschreibung nur ernst zunehmende Vorschläge zu erhalten.

Nach Ausschreibungsende setzt sich das "Stamm-ORGA-Team" zusammen, um nach Prüfung der Bewerbungen auf praktische Durchführbarkeit und Einhaltung der gesetzten Kriterien zu entscheiden, wer den Zuschlag erhält. Damit entscheide also nicht ich alleine, sondern ein Team von Forumlern, das bereits Erfahrungen im Organisatorischen Bereich gesammelt hat.

Dieses "Stamm-ORGA-Team" setzt sich aus folgenden Forumsmitgliedern zusammen:

- Christian (alias "Christian"), Forums-Betreiber
- Henning (alias "boppy")
- Ulrike (alias "Jeff Jaas")
- Ulrich (alias "McBahnbrecher")

Alle genannten Personen können und sollen in der Angelegenheit "Forums-Jahrestreffen" angesprochen werden.

Das Stamm-ORGA-Team wird verantwortlich in Zusammenarbeit mit dem für das nächste Jahrestreffen neu zu bildende ORGA-Team vor Ort im Sinne des Forums handeln und entscheiden.

Wichtige Entscheidungen müssen dabei stets schriftlich abgefasst werden; über wichtige Gespräche soll es Gesprächsprotokolle geben. Diese Form mag lästig und bürokratisch erscheinen, aber die Erfahrung lehrt uns leider, dass es anders nicht ordentlich funktioniert.


Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2010

Die Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2010 läuft bis zum 29. November 2009. Jedes Forumsmitglied darf sich an dieser Ausschreibung beteiligen. Bitte ein schlüssiges Konzept ausarbeiten, und per e-Mail an orga-team@7-forum.com senden. Die Unterlagen sollten weitergehende Informationen enthalten, wie z. B. Fotos und Pläne vom Veranstaltungsort, Internetadressen usw.

Dieses Konzept sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Ziel des Treffens ist:
  • Kennenlernen von 7er-Fahrern und Forumsmitgliedern
  • Werbung für 7-forum.com und das Forum
  • Imagepflege und Öffentlichkeitsarbeit
  • Erhalt der BMW 7er-Reihe, insbesondere der älteren Modelle
  • es sollen mind. 100 BMWs der 7er-Reihe teilnehmen
• Zielgruppe für das 7-forum.com Jahrestreffen sind:
  • Mitglieder des Forums 7-forum.com
  • alle BMW 7er-Fahrer
• Wann das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen sollte an einem Samstag im Jahr 2010 stattfinden.
  • Das Treffen sollte an einem Tag stattfinden, an dem mit gutem Wetter und angenehmen Temperaturen gerechnet werden kann (also nicht im Winter)
  • Es sollte möglichst außerhalb von Ferien stattfinden.
  • Es sollte nicht an einem Feiertag oder kurz nach oder vor einem Feiertag stattfinden, da an diesen Tagen meist viel Verkehr ist und Hotels oft ausgebuchter sind, und viele Familienfeiern und Ausflüge stattfinden.
  • Es sollte nicht Mitte August stattfinden, da dort das beliebte Treffen auf Pauls Bauernhof stattfindet.
  • Es sollte nicht vom 17. bis 25.09.10 stattfinden, da in dieser Zeit die 7-forum.com Sternfahrt stattfindet.
• Wo das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen muss in Deutschland stattfinden.
  • Der Treffpunkt sollte möglichst gut erreichbar sein, d. h. es sollte gute Autobahn-Anbindungen geben.
  • Ideal wäre ein Standort, in dessen Nähe viele Forums-Mitglieder wohnen.
  • Der Standort muss ausdrücklich nicht zentral in Deutschland liegen, da das Treffen sonst jedes Jahr am selben Ort stattfinden müsste, was langweilig wäre. Bevorzugt werden Standorte, an denen oder in deren Nähe bisher noch keine Jahrestreffen statt gefunden haben.
• Mindestvoraussetzungen an einen Treffpunkt:
  • Es muss ein asphaltierter oder zumindest geschotterter Parkplatz für mind. 150 BMWs der 7er-Reihe zur exklusiven Nutzung vorhanden sein. Insgesamt sollen mind. 200 BMWs der 7er-Reihe Platz finden. Optimalerweise ist der Parkplatz abgesperrt.
  • Vor Ort muss es fußläufig erreichbare Toilletten (möglichst auch für Behinderte) geben.
  • Vor Ort muss es warmes Essen und Getränke geben, die über "Pommesbuden"-Niveau liegen. Die Preise sollten sich im Rahmen halten.
  • Vor Ort muss es einen Raum geben, der im Fall von Regen alle Teilnehmer aufnimmt. Die Hälfte der Teilnehmer muss dabei sitzen können.
  • Veranstaltungsort, Ort für das Fotoshooting, Ort für die Abendveranstaltung und Hotel sollten möglichst nahe beinander liegen. Keinesfalls sollte die Teilnehmer viermal den Standort wechseln müssen, d. h. es sollten mind. zwei der genannten Punkte am selben Ort stattfinden (z. B. Abendveranstaltung im Hotel).
• gewünschter Ablauf des Tages:
  • Eintreffen der Teilnehmer ab ca. 10 Uhr auf dem Parkplatz
  • Foto-Shooting mit allen Autos und allen Teilnehmern am Nachmittag
  • Abendveranstaltung zum gemeinsamen Ausklingen des Tages bei einem leckeren Abendessen und Getränken.
• Abendveranstaltung
  • Abends soll den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit gegeben werden, gemeinsam in gemütlicher Atmosphäre zu essen, um den Tag bei Benzin-Gesprächen ausklingen zu lassen.
  • Ein Abendprogramm ist nicht zwingend erforderlich. Musik sollte es dezent von CD oder PC geben.
  • Die Preise für Essen und Getränke sollten sich im Rahmen halten bzw. dem gebotenen Ambiente angemessen sein.
• Anforderungen an die Unterkunft der Teilnehmer:
  • Nach Möglichkeit sollten alle übernachtenden Teilnehmer in einem nahe liegendem Hotel/Pension untergebracht werden. Ein Hotel für alle Teilnehmer böte morgens die Möglichkeit, zusammen zu frühstücken. Nicht so günstig wäre, wenn die Teilnehmer auf mehrere verschiedene Unterkünfte aufgeteilt würden.
  • Optimalerweise liegen Abendveranstaltung und Hotel/Pension dicht beinander. Die Erfahrung zeigt, dass die Teilnehmer nur ungern ihr Auto irgendwo zurück lassen, und es abends lieber am Hotel stehen haben wollen.
  • Der Preis je Übernachtung sollte nicht mehr als 50 Euro pro Person und Nacht inkl. Frühstück betragen.
• Händlermeile:
  • Es soll eine Händlermeile geben.
  • Der Bewerber wird sich bei Zuschlag um Händler von vor Ort kümmern.
  • Mind. ein Beulen-Doktor muss vor Ort sein.
• Events / Aktivitäten:
  • Am Tag des Treffens ist das Treffen das Event. Mal abgesehen vom Foto-Shooting am Tage, sind weitere Events nicht erforderlich.
  • Am Tag nach dem Treffen, also am Sonntag, oder ggf. auch am Freitag Nachmittag vor dem Treffen, sind Events vor Ort als "Add-On" gerne gesehen. Damit steigt die Attraktivität des Gesamt-Paketes und die Bereitschaft von Einzelnen, einen längeren Anfahrtsweg in Kauf zu nehmen. Das Foto-Shooting sollte in jedem Fall am Tag des Treffens stattfinden.
• Budget:
  • Zur Kostendeckung (ohne Abendveranstaltung) sollen max. 20 Euro Einfahrtsgeld je Fahrzeug erhoben werden.
  • Der Bewerbung sollte ein möglichst genauer Kostenplan beiliegen. Für unerwartete Kosten soll ein Puffer von 400 Euro in der Kalkution eingebaut werden.
  • Bei der Kalkulation sollte auch an Give-aways usw. gedacht werden. Ein Einfahrtsgeschenk o. ä. ist gerne gesehen, aber nicht Voraussetzung.
  • Das Treffen soll keinen Gewinn abwerfen. Kosten für die Organisation können ggf. durch die Einfahrtsgebühren abgedeckt werden. Die persönlichen Organisationskosten für die Organisatoren (wie z. B. Kosten für Anfahrten, ggf. Übernachtungen usw.) sollen einen gewissen Rahmen (max. 15% des Gesamt-Budgets) jedoch nicht überschreiten. Sinn dieser Regelung: es sollen Enthusiasten den Zuschlag erhalten, und nicht Leute, denen es um einen möglichen Gewinn geht.

Die genannten Punkte der Ausschreibung sind aus den Erfahrungswerten der vergangenen Jahres-Treffen ermittelt worden, und sind sicher eine hohe Hürde. Wir hoffen aber, dass die Hürde nicht zu hoch ist. Und werden alle Punkte erfüllt, kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen!

Wir freuen uns schon jetzt auf Bewerbungen für das Jahrestreffen! Keine Sorge, das Stamm-Orga-Team steht hinter Euch, und wird Euch nach Kräften unterstützen und beraten - selbstverständlich ab sofort, also auch schon während der Ausschreibungsphase!

Umgekehrt hoffen wir natürlich auch auf Eure Unterstützung. Mit dieser Ausschreibung gehen wir sicher mal wieder einen komplett neuen Weg. Sicher wird auch auf diesem Weg nicht alles perfekt laufen, aber wir sind davon überzeugt, so den besten Weg einzuschlagen und auf diese Art und Weise ein unvergeßliches Jahrestreffen 2010 für alle Mitglieder anbieten zu können.

Gruß,
Chriss