Wer kann ein Dokumentenmanagementsystem empfehlen?

DVD-Rookie · 24.02.2014, 21:52

Hi Freunde,

ich ersaufe in der Papierflut hier im Büro und will ein Dokumentenmanagementsystem nebst leistungsfähigem Scanner anschaffen. Wer kann da etwas empfehlen?

Ideal wäre, wenn das Teil schnell und von selber die eingescannten Dokus verschlagwortet, also das Teil sollte OCR automatisch durchführen und die Dokumente sozusagen durchsuchbar machen.

Geil wäre natürlich, wenn es auch von selber sich wiederholende Belege (z. B. Stromrechnung) erkennt und dann von sich aus passend in der Ordnerstruktur ablegt, wenns sowas gibt

Bereits als PDF zugemailte Dokumente soll das DMS natürlich auch effizient verarbeiten können.

Das ein leistungsfähiger Dokumentenscanner bei muss ist klar - das muss möglichst schnell gehen ....

bisher gefallen hat mir z. B. Fujitsu ScanSnap iX500, aber wer bessere benennen kann - herzlich gern.

Viele Grüße

Harry

Schorsch · 24.02.2014, 21:59

Servus Harry,

frag mal bei ElectricPaper / EvaSys nach. Von denen hab ich ein Online-Evaluationssystem im Bunker. Da werden Papierbögen auch gescannt und verarbeitet. Ggf. ham da was für Dich.

Viele Grüße,
Thorsten

BKirk · 24.02.2014, 23:43

Ich habe es zwar selbst noch nicht gelesen, aber in der aktuellen c't gibt es einen Vergleichstest zu dem Thema.

Gruß
Boris

haasep · 25.02.2014, 00:01

@TE,

ich fürchte Du suchst eine eierlegende Wollmilchsau, die es nicht gibt.

Da gibt es auf der einen Seite die Geräte, die möglichst automatisch scannen und vielleicht auch noch OCR beherrschen. Dieses ist die eine Seite der Medaille.

Das andere ist ein Geschäftsprozess, wo es darum geht alles zu archivieren und auch später wieder leicht auffindbar zu machen. Das kann kein Gerät schaffen. Hier muss jeder für sich eine Lösung finden. Es geht nicht um die Technik, sondern die Organisation. Die Lösung muss leicht durchführbar sein und leicht zu verstehen.

Nur ein Beispiel. Ein Bekannter von mir fotografiert sämtliche Rechnungen und Geschäftspost via IPhone und speichert diese in einem System auf monatlicher Basis und Vorgangstyp. OCR ist bei dieser Lösung nicht an Bord, aber der Bekannte kann in kürzester Zeit ein bestimmtes Dokument gesucht nach Monat, oder Vorgang wiederfinden.

jimbo23 · 25.02.2014, 02:17

Am besten wäre ne Sekretärin, die den Scanner füttert, falls nötig die OCR Software berichtigt und alles sortiert und einpflegt

Das einzige Problem sind blos die laufenden Kosten

Andimp3 · 25.02.2014, 06:38

Wirklich gute Archivsysteme sind für Kleinunternehmer sowie kleinere Mittelständler eher deutlich zu Teuer.... guten Scanner kaufen und sich selber ein vernünftiges Ordner- sowie Benamungssystem ausdenken und dann manuell anwenden wird wohl das einzige sein was bleibt.

So jedenfalls unsere Erfahrung mit mehreren 100 Dokumenten die täglich archiviert werden.

DVD-Rookie · 25.02.2014, 10:36

Hi Jungs,

heissen Dank für Eure Tipps!

Viele Grüße

Harry